Vertrieb als Motivator für ein Pilotprojekt mit klaren Zielsetzungen
Bei der Optimierung interner Abläufe für das Angebotswesen stellte sich heraus, dass SAP® ERP das neue Prozessmodell im Bereich E-Mailversand nicht abbilden konnte. Insbesondere die fehlenden Funktionen zum Versand von E-Mails mit mehreren Anlagen führten dazu, dass zeitaufwändige Work-arounds via PDF Creator und Lotus Notes entstanden. Im Rahmen eines Pilotprojektes musste daher eine Software-Lösung gefunden werden, die die funktionale Lücke im E-Mail-Versand schließt. Zudem sollte die Software eine zentrale, nachvollziehbare und rechtssichere Dokumentenablage bei Nutzung des vorhandenen Archivsystems unterstützen.
Hier war eine Lösung gefragt, die sich flexibel anpasst und in bestehende Strukturen integriert. Im Wettbewerbsvergleich hat Send Business Objects (SBO) von enycon überzeugt. Denn SBO präsentierte sich als schlanke, flexible Lösung, die Spielraum für Customizing, also individuelle Anpassungen, lässt. Außerdem konnte SBO ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis vorweisen.
Innerhalb eines Tages wurde SBO vor Ort installiert und das Testteam des Pilotprojektes geschult. Die Installation verlief problemlos, da SBO sich modifikationsfrei in das bestehende SAP® ERP System integrierte. Die Bedienung von SBO gestaltete sich intuitiv und das Team zeigte sich von Beginn an überzeugt. Besonders positiv wurde die Möglichkeit zur Erstellung eigener Textvorlagen bewertet.
Das Ergebnis: Messbare betriebswirtschaftliche Effekte und zufriedene Mitarbeiter
HEWI konnte durch den Einsatz von SBO Effekte erzielen, die im Ergebnis die Arbeitsabläufe in der Vertriebsabteilung spürbar verbesserten.
Markus Lenz, Projektleiter IT bei HEWI, fasst diese Effekte wie folgt zusammen:
„Über Send Business Objects (SBO) von enycon können wir nun detaillierte Angebote einfach per E-Mail versenden!“
„Unsere Mitarbeiter greifen gerne auf die Möglichkeit zurück, die automatisch und in der jeweiligen Kundensprache gefundenen Textbausteine im Bedarfsfall individuell anzupassen und weitere Anlagen einfach zu ergänzen. Mit SBO wird zudem sichergestellt, dass die Ablage der versendeten Dokumente inklusive aller Anlagen nachvollziehbar und rechtssicher erfolgt. Die Recherchemöglichkeiten über unseren Dokumentenbestand wurden dadurch verbessert. SBO erfreut sich bei HEWI einer hohen Nutzungsfrequenz. Die Belege hierfür: Unser E-Mail-Aufkommen ist stark angewachsen – und im Gegenzug versenden wir immer weniger Dokumente per Fax oder per Post. Insgesamt kann ich sagen: Mit SBO arbeiten wir effizienter, sparen Zeit und reduzieren Kosten!“
Nachdem die Vertriebsabteilung in 2013 als Pilotprojekt fungierte, wurde auch im Einkauf mit dem Einsatz von SBO begonnen. Neben dem Versand von Bestellungen wurde auch der Versand von Rahmenverträgen direkt aus SAP® via E-Mail optimiert. Im Vertrieb soll demnächst neben dem Angebotsversand auch der automatische Rechnungsversand über SBO abgewickelt werden.
Die Vorteile von Send Business Objects (SBO) im Überblick
Send Business Objects ermöglicht den komfortablen Versand von E-Mails direkt aus SAP® ERP. SBO zeichnet sich dabei durch hohe Benutzerfreundlichkeit aus und integriert sich problemlos in bestehende SAP®-Landschaften. Von der individuellen E-Mail bis hin zum vollautomatischen Mailversand – SBO eröffnet neue Wege:
• Senden Sie mehrere Dateianhänge, wie z.B. Auftragsbestätigungen, Produktinformationen, Angebote und Rechnungen direkt aus dem SAP®-Anwendungsbeleg
• Gestalten Sie E-Mails individuell
• Profitieren Sie von automatischer SAP® Mail Empfänger-, Text- und Anlagenfindung
• Archivieren und dokumentieren Sie Ihre Korrespondenz zentral und nachvollziehbar
Lernen Sie die zahlreichen weiteren Vorteile von SBO kennen!
