Immer wichtiger: Weltweit, umfassend und nachvollziehbar kommunizieren
Die weltweit agierenden Geschäftsfelder der Kässbohrer Geländefahrzeug AG erfordern eine umfassende und schnelle Kommunikation mit Kunden und Lieferanten in 70 Ländern der Erde. Dabei müssen Bestellungen, Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen an unterschiedliche Adressaten, teilweise mit weiteren Anhängen, flexibel, komfortabel und nachvollziehbar versendet werden. Dies erfolgte bislang entweder per Brief, Fax oder manueller und aufwändiger E-Mailversendungen. Eine Dokumentation des Versandes im SAP®-System fehlte dabei in der Regel.
Die Lösung: Send Business Objects (SBO)
Im Standard bot das im Einsatz befindliche ERP- System zwar gewisse Lösungsoptionen, die sich für die gestellten Anforderungen allerdings als zu unflexibel und unhandlich erwiesen. Der Leiter IT und Organisation der Kässbohrer Geländefahrzeug AG, Matthias Rausch: „Wir suchten daher nach einer einfachen, komfortablen und sicheren Lösung, die sich möglichst nahtlos ins SAP® ERP einbinden sollte, um diese Lücken zu schließen. “Via Marktrecherche wurde das Unternehmen fündig – und stieß auf die enycon Informatik GmbH, eine Logistik-Beratungs- und Software-Entwicklungsgesellschaft aus Saarbrücken. Die enycon-Berater optimieren seit über 15 Jahre Geschäftsprozesse in Unternehmen aus Industrie, Handel, Energie-und der Immobilienwirtschaft. All diese speziellen Funktionalitäten hatten auch sie in SAP® ERP immer vermisst und daher auf der Basis ihrer Erfahrungen eine Standardlösung entwickelt, die genau den Funktionsumfang bot, nach dem die Kässbohrer Geländefahrzeug AG suchte: Das Add-on Send Business Objects (SBO) für SAP® ERP.
E-Mails mit Dateianhängen verschicken – umfassend und individuell
Das Add-on SBO für SAP® ERP dient speziell dem Nachrichtenversand per E-Mail innerhalb der SAP® ERP-Software. Es ist vollständig in das ERP-System integriert und unterstützt dessen Standardfunktionalitäten wie Nachrichtenfindung und Ablage der E-Mails in den generischen Objektdiensten. Mit Installation des Add-ons wird es möglich, beim direkten E-Mail-Versand von Businessdokumenten (z.B. Bestellungen, Kundenangeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc.) wichtige ergänzende Informationen in Dateiform anzufügen, ohne die Belegbearbeitung zu verlassen. Dazu können die relevanten Dateianhänge aus den unterschiedlichsten Quellen (z.B. Dateiverzeichnissen, Dokumentenmanagementsystemen, Archivsystemen) ausgewählt werden. Der Anwender kann den Text der E-Mail, die Betreffzeile sowie die Empfängerliste (AN,CC,BCC) individuell anpassen. Weitere Standardfunktionalitäten von SBO, wie die automatische Empfänger-, Text- und Anlagenfindung ermöglichen ein vollautomatisches Erstellen und Versenden von E-Mails ohne Benutzereingriff. Das erleichtert die tägliche Businesskommunikation noch stärker. Zu diesem Zweck werden bei der SBO-Installation kundenindividuelle Regelwerke im SBO Customizing definiert.
Komfortable Zusatzfunktionen – reproduzierbar und mehrsprachig
Der Aufruf der E-Mail-Erstellung erfolgt über die generischen Objektdienste des jeweiligen Businessobjekts (Lieferantenanfrage, Bestellung etc.) und führt den Anwender dialoggesteuert bis zur Freigabe der E-Mail. Über den SMTP-Server und unter Verwendung der Nachrichtenverarbeitung erfolgt der Versand der E-Mail. Die Versandinformationen der E-Mail werden via SBO protokolliert und bei Bedarf archiviert. Sie können daher jederzeit reproduziert und als Basis für eine neue E-Mail zum Businessobjekt oder für die nochmalige Versendung verwendet werden. Ein differenzierter Benutzerzugriff entsprechend der Firmenrichtlinien der Kässbohrer Geländefahrzeug AG wird durch das Berechtigungskonzept gewährleistet. Zudem bietet SBO ein Sprachenkonzept, so dass der Einsatz in weltweit und daher mehrsprachig agierenden Unternehmen wie der Kässbohrer Geländefahrzeug AG mit Bordmitteln umgesetzt werden kann.
Umfassende Businesskommunikation wird Realität – mit SBO
Nicht zuletzt überzeugte das große Spektrum an Verwendungsmöglichkeiten das Auswahlteam. So können mit SBO alle Korrespondenzanforderungen von der individuellen E-Mail über die Bestellung im Einkauf bis hin zu Lieferschein- und Rechnungsversand – problemlos und schnell gemeistert werden. Gleiches gilt für Arbeitspapiere im PM, CS und QM oder für Korrespondenzen im Finanzwesen wie z.B. Offene-Posten-Listen. Auch im Vertriebsumfeld, für die Versendung technischer Spezifikationen, Grafiken, Produktbeschreibungen, Kataloge oder Verträge ist SBO im Alltagseinsatz Gold wert.
Schnell installiert – einfach zu benutzen
Für die Installation und das Customizing vor Ort unter konstruktiver Kooperation mit der IT-Abteilung benötigte das enycon-Team keine zwei Tage. Nach einer kleinen Einführung konnte SBO umgehend in unterschiedlichen Bereichen eingeführt werden. „Ein großer Vorteil – SBO ist mit sehr geringem Schulungsaufwand direkt einsatzbereit, denn die Benutzeroberfläche ist einfach und verständlich gehalten,“ so Matthias Rausch.
Erhöhte Transparenz durch Nutzung von SBO – direkte Ersparnis von Zeit und Geld
Weitere Vorteile liegen auf der Hand: Durch den Versand von Businessdokumenten via E-Mail spart das Unternehmen nicht nur bares Geld in Form von Porto und Verbrauchsmaterial. An erster Stelle stehen der Zeitgewinn und natürlich der Transparenzzuwachs. Dieser schlägt insbesondere durch die Integration von SBO in SAP® und die Protokollierung aller Prozesse und somit der gesamten E-Mail-Historie zu Buche. Die Archivierung des Businessdokuments bei Nachrichtenversand wird in einem angeschlossenen Archiv über SAP ArchiveLink® realisiert.
