XPDF – PDFA für SAP Formulare

Wenn Sie sich mit dem Thema elektronische Langzeitarchiverung verschiedener Dokumente im PDF Format beschäftigt haben, sind Sie sicher auf die ISO Norm PDF/A gestoßen. PDF A kombiniert hierbei die Vorteile des PDF Formats wie z.B., Durchsuchbarkeit von Texten, Verschlagwortung, digitale Signaturen und die Möglichkeit, dass Farben eingebettet werden können, mit langzeitsicherer Reproduzierbarkeit. Denn wenn Sie, wie in manchen Branchen vorgeschrieben, mit Archvierungsfristen von mehreren Jahrzehnte Arbeiten müssen, können Sie kein Risiko eines Dateiformatwechsels eingehen.

Unsere Software XPDF sorgt mit der Konvertierung Ihrer Dokumente nach der ISO Norm PDF/A, für Barrierefreiheit und die Tauglichkeit Ihrer Dokumente für die elektronische Langzeitarchivierung. Bei der Umwandlung mit XPDF werden Dokumente erstellt, die alle Teile beinhalten um die Reproduzierbarkeit und lesbarkeit sicherzustellen. Es werden nur solche PDF Funktionen eingebettet, die konform mit einer Langzeitarchiverung sind.

Konvertierung

XPDF bietet Ihnen eine zuverlässige Platform zur Konvertierung Ihrer elektronischen Dokumente in das PDF A Format. Sie müssen sich keine Gedanke machen über die lesbarkeit der so langzeitarchvierten Dokumente. Alle für die Lesbarkeit benötigeten Inhalte, unter anderem auch Farbprofile und Fonts, werden in die erzeugte PDF A-Datei eingebettet. Sollte die zu Konvertierende PDF-Datei JavaScript Aktionen oder Multimediainhalte enthalten, die einer Langzeitarchivierung im Wege stehen, entfernt unser PDF/A Konverter diese problemlos. XPDF unterstützt alle PDF/A Konformitätsklassen und ermöglicht es Ihnen Ihre PDF-Dateien in das Format a-1, a-2 oder a3 umzuwandeln.

Komfort

Bei der Entwicklung von XPDF haben wir großen Wert auf Benutzfreundlichkeit und eine intuitive Benutzerführung gelegt. Mit komfortablen Funktionen wie der Bündelungsfunktion unterstüzt Sie XPDF in vielen Prozessen des Geschäftsalltag. Durch die Möglichkeit PDF Dokumente vor der Konvertierung nach PDF/A zu Bündeln, spart Ihnen XPDF Zeit und Geld. Darüber hinaus vermeiden Sie lästige umwege und erhöhen so die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Prozesse.

Integration und Sicherheit

Unser XPDF PDF A Konvertierungsserver ist so konzipiert, dass er vollkommen Schnittstellenunabhängig ist. So können wir mit unserem Team aus IT Experten und Beratern sicherstellen, dass XPDF unkompliziert und absolut barrierefrei in Ihre bestehenden Systeme integriert. Sicherheit steht für uns an oberster Stelle, deshalb sind wir bei der Entwicklung von XPDF eine Kooperation mit den IT-Sicherheitsexperten von Dialogika in Saarbrücken eingegangen. Es werden alle Anfragen an den Konvertierungsserver authentifiziert und die Verbindung über HTTPS abgesichert.

Anforderung:

Die Firma Dachdeckereinkauf Süd eG ist der Marktführer im Bereich Bedachungsfachhandel und hat seit längerer Zeit ein großteil Ihrer Geschäftskommunikation mit Hilfe von SBO – Send Business Objects auf E-Mail umgestellt. Nun möchte das Unternehmen das Thema elektronische Langzeitarchiverung angehen. Die Anforderungen sind klar: Es sollen Rechnungen, welche via E-Mail versendet werden sollen, in das langzeitsichere PDF A Format konvertiert werden. Zusätzlich besteht der Bedarf mehrere PDF Dokumente vor der Konvertierung zu bündeln.

Lösung:

XPDF lässt sich durch die schnittstellenunabhängige Konzeption problemlos und sicher in das bestehende System aus SAP ERP mit dem Add-on für den Mailversand integrieren. Das E-Mail Add-on SBO übergibt die Dokumente über eine abgesicherte Verbindung an den XPDF Konvertierungsserver. Nach erfolgreicher Authentifizierung der Anfrage bündelt dieser die PDF-Dateien und konvertiert diese anschließend in das PDF/A Format. Dann werden die so umgewandelten PDF A-Dateien wieder über eine sichere HTTPS-Verbindung an SBO zurück geliefert und können dann komfortabel via E-Mail versendet werden.

Nutzen:

XPDF stellt durch die Konvertierung nach PDF/A die problemlose langzeitarchvierbarkeit für die PDF Rechnungsdokumente sicher. Zudem kann durch die Bündelung von mehreren Dateien in eine PDF A-Datei der Prozess vereinfacht und die Kosten reduziert werden. Darüber hinaus wird durch die einfache aber zugleich sichere Integration in das bestehende System eine barrierefreie integration realisiert.